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Les formations en ligne gratuites du mois d'avril

Inscrivez-vous gratuitement aux prochains rendez-vous du mois d'avril en cliquant sur l’un des liens suivants :

 

Les webinaires du 4 avril et du 25 avril dédiés aux fournisseurs vous montreront comment :

  • Créer un compte sur Chorus Pro (prérequis, procédures et conseils)
  • Déposer une facture au format PDF et saisir des factures sur le portail
  • Traiter une facture

 

Des webinaires consacrés aux marchés de travaux auront lieu :

 

Le webinaire du 15 avril expliquera comment gérer son projet de raccordement pour les fournisseurs et développera les points suivants:

  • Élaborer un calendrier prévisionnel de raccordement à Chorus Pro
  • Collecter les paramètres de facturation des clients publics
  • Le fonctionnement du raccordement EDI
  • Le protocole de raccordement EDI

 

Vous n'êtes pas disponible ce mois-ci ? Retrouvez l'ensemble des formations en ligne gratuites sur la Communauté Chorus Pro.

Les rencontres de l'AIFE

Des questions à poser sur l’utilisation de Chorus Pro ? L’Agence pour l’Informatique Financière de l’État (AIFE)  se déplace pour y répondre.

L’AIFE intervient dans le cadre des manifestations organisées par ses partenaires externes (fédérations et syndicats professionnels, collectivités…), afin de participer à l’une de ces sessions, rapprochez-vous de l’organisateur, vous trouverez l’information, cliquez ici.

Si vous souhaitez organiser une présentation Chorus Pro par un expert de l’AIFE, veuillez remplir le formulaire de demande ici.

 

Voici nos prochains rendez-vous du mois d'avril :

  • Toulouse le 04/04, en partenariat avec la Fédération du Bâtiment et des Travaux Publics de la Haute Garonne
  • Dammarie-les-Lys 18/04, en partenariat avec la Fédération Française du Bâtiment Ile-de-France Est

Chorus Pro et les régies publicitaires

En tant que mandataires des annonceurs au sein d'un marché de l’espace publicitaire, les agences médias héritent de l’obligation de réception des factures dématérialisées à laquelle est soumis les annonceurs publics.

Elles doivent donc être en capacité de recevoir via Chorus Pro les factures émises par les différentes régies publicitaires.

Vous trouverez ci-après les informations à retenir ainsi que les modes opératoires  à mettre en place pour la réception de ces factures.

 

Les acteurs du processus

  • L’Annonceur (entité publique) qui est à l’origine de la campagne de communication et qui en est le donneur d’ordre
  • L’Agence Média (entité privée) qui a pour mission de conseiller l’annonceur sur sa stratégie publicitaire et qui est souvent mandatée auprès de la Régie Publicitaire pour opérer l’achat d’espace pour le compte de l’Annonceur.
  • La Régie Publicitaire (entité privée) qui commercialise les espaces publicitaires des supports qu’elle a en régie.

 

La solution mise en place dans Chorus Pro

A la demande de l’association  de l’interprofession publicitaire EdiPub, une expérimentation sur la transmission des factures des supports média vers l’annonceur public  a été menée sur l’année 2018 via Chorus Pro.

La solution testée et validée pendant cette expérimentation consiste à permettre à un gestionnaire de l’Agence Média  d’accéder à Chorus Pro via un service dédié à la réception des factures. Ce service doit être  créé au sein d’un SIRET de l’annonceur, selon 2 modalités possibles :

  • un seul SIRET de réception pour tout type de facture avec création de services pour les agences média (1 service par agence, cf. nomenclature GLN en annexe des modes opératoires)

 

Processus d'échange siret unique/service dédié aux factures de régie

 

  • un SIRET dédié aux factures de la régie avec création de services pour les agences média (1 service par agence, cf. nomenclature GLN en annexe des modes opératoires)

NB : les ministères et services de l’Etat utiliseront uniquement cette deuxième modalité.

Processus d'échange siret unique/service dédié aux factures de régie

 

Dans Chorus Pro, l’utilisateur de l’agence média sera rattaché à une structure de l’annonceur public afin de pouvoir réceptionner les factures émises par la régie publicitaire.

Cette modélisation, permet de mettre en œuvre l’obligation légale et maintenir l’étanchéité de périmètre entre toutes les factures reçues.

Les factures reçues pour une entité publique et les factures reçues dans le cadre d’un marché publicitaire – qui doivent être gérées uniquement par les utilisateurs de la régie publicitaire.

Les bonnes pratiques pour la mise en œuvre de la solution :

  • Indiquer, dès l’attestation de mandat, les informations nécessaires à la facturation via Chorus Pro : SIRET, code service, numéro d’engagement (commande)
  • Modifier les libellés des SIRET dédiés à la réception exclusive des factures de régie afin d’éviter la transmission par d’autres fournisseur sur ce SIRET. Vous pouvez utiliser par exemple : « Réservé aux marchés de régie publicitaire ([Annonceur])»
  • Créer les services en respectant la nomenclature proposée: chaque agence à son propre code, il sera identique au sein de chaque structure annonceur. Cette nomenclature peut également être utilisée pour ajouter des règles d’exclusion dans le système de gestion des entités publiques, raccordée en EDI ou API. En effet, dans la mesure où ces factures seront gérées et payées par l’agence média, elles ne doivent pas arriver dans le SI de l’annonceur.

 

La documentation disponible 

Afin de faciliter la mise en œuvre de la réception des factures de régie publicitaire, vous trouverez sur la Communauté Chorus Pro :

  • Le mode opératoire pour le traitement des factures en régie lorsque l’annonceur est une entité publique relevant du périmètre État
  • Le mode opératoire pour le traitement des factures en régie lorsque l’annonceur est une entité publique relevant du périmètre hors État (collectivités, établissements publics…)
  • Les spécifications externes de Chorus Pro mises à jour
  • Un modèle d’attestation de mandat est inséré dans chaque mode opératoire.

Gestion des évolutions de Chorus Pro – Finalisation du troisième cycle

Le troisième cycle des évolutions a été finalisé lors de l’IPM du 13 mars 2019.  Des axes d’améliorations ont  été proposés. Dans ce cadre, le processus de gouvernance des évolutions a été revu selon le principe suivant :

Le cycle des évolutions Chorus PRO devient un processus continu sur l’année.

In fine, l’Instance de Pilotage Mutualisé (IPM) se tient pour définir quelles seront les évolutions mises en œuvre dans les livraisons à venir.

 

Les ateliers thématiques retenus pour le cycle 2019/2020 sont :

  • Facture de travaux
  • Flux entrants et flux pivot

 

Les évolutions actées dans le troisième cycle

 

Espace engagement :

Un espace engagement est aujourd'hui disponible dans Chorus Pro pour permettre aux fournisseurs de consulter les engagements juridiques émis par les services de l'Etat.

 

Une étude a été réalisée pour étendre cet espace aux engagements des entités publiques hors état. Lors de cet IPM, il a été décidé :

  • la mise en place d’un référentiel engagement ouvert à toutes les structures publiques
  • la création d’API pour qu’une structure publique puisse transmettre ses engagements
  • l’ouverture d’un espace ‘Engagement émis’ pour qu’une structure publique puisse consulter/créer ses engagements.

La chaine Youtube de l'AIFE fait peau neuve

La chaine Youtube de l'AIFE fait peau neuve en vous proposant des playlists !

 

Disponible et accessible autant sur mobile et tablette que sur ordinateur, l'AIFE met à votre disposition divers contenus, dont des témoignages d'utilisateur de Chorus Pro, leurs retours d'expérience mais aussi et surtout des tutoriels.

 

Vous retrouvez ainsi 4 playlists, se déclinant ainsi :

  • Tutoriels: des vidéos décrivant précisément les fonctionnalités de Chorus Pro (Saisir une facture, une sollicitation, etc.)
  •  Motion design: des vidéos décrivant les activités principales de l'AIFE (Chorus Pro, Dume, etc.)
  • Témoignages: des entretiens d'utilisateurs de Chorus Pro et leurs appréciations quant aux avantages mis à la disposition du public visé
  • Institutionnel: des rapports d'activités portant sur la mobilité, l'agilité ou l'Intelligence Artificielle mises en place par l'AIFE

Playlists Youtube de l'AIFE

 

N'hésitez pas à vous rendre sur notre chaîne vous abonner pour être au courant des dernières actualités.

Vous pouvez aussi retrouver ces contenus sur Dailymotion.

 

Chorus Pro et l’accessibilité numérique

L'accessibilité à l'information est l'affaire de tous et c'est aussi une exigence pour tous les services de communication publique en ligne !

 

L'idée est de faire en sorte que toutes les personnes, sans distinction d'âge, de genre, de capacité et d'origine culturelle puissent avoir les mêmes opportunités d'accéder et de comprendre l'information.

C'est dans ce sens que la loi française n°2005-102 du 11 février 2005 pour l'égalité des droits et des chances, la participation et la citoyenneté des personnes handicapées, permet à chacun d'avoir le même type d'informations quelque soit son handicap.

L'Union Européenne a mis en place un Référentiel Général d'Accessibilité pour les Administrations (RGAA) et Chorus Pro est désormais compatible avec celui-ci.

Depuis la version V1.3.6 – IT02 (mise en production le 27 février 2019) , Chorus PRO est compatible RGAA.

De nouvelles fonctionnalités telles que l’affichage des indications de tri de colonne, l’affichage de la signification des icônes d’actions apparaissent à l’écran.

Le branchement d’un lecteur d’écran à l’application Chorus PRO restitue oralement les champs et actions du portail.

 

 

Une communication adaptée à vos fournisseurs

Afin d'aider vos fournisseurs à mieux appréhender l'utilisation de Chorus Pro, nous vous avons mis à disposition une plaquette de communication.

 

Elle détaille notamment :

  • les avantages de l'outil
  • les bonnes pratiques à mettre en œuvre pour passer facilement à la dématérialisation
  • Un accès rapide à la documentation Chorus Pro via les QR codes
  • Les formations gratuites
  • Les ateliers d'accompagnement individuels

 

Retrouvez la plaquette en cliquant ici.

 

 

L'application mobile disponible pour les prestataires de frais de justice

L'application mobile Chorus Pro vous permet de rechercher et de consulter vos factures.

Désormais, elle permet aussi de consulter les mémoires de frais de justice.

Menu principal application mobile Chorus Pro

De manière intuitive et à l'aide d'un formulaire de recherche comprenant différents champs :

  • le numéro de mémoire
  • Le numéro de facture
  • la date de dépôt
  • le montant

 

Vous pouvez accéder au détail de vos mémoires dont l'historique des évènements complémentaires (taxation et certification), ainsi que des statistiques.

Ecrans application mobile Chorus Pro, recherche mémoire de frais de justice

 

Vous pouvez aussi paramétrer vos préférences (affichage de l'espace, choix de la langue, etc.) et accéder à l'espace Aide.

L'application est disponible aussi bien sous Android qu'Apple (iOS) respectivement sur les plateformes de téléchargement Play Store et App Store.

Les rencontres de l'AIFE

Des questions à poser sur l’utilisation de Chorus Pro ? L’Agence pour l’Informatique Financière de l’État (AIFE)  se déplace pour y répondre.

L’AIFE intervient dans le cadre des manifestations organisées par ses partenaires externes (fédérations et syndicats professionnels, collectivités…), afin de participer à l’une de ces sessions, rapprochez-vous de l’organisateur, vous trouverez l’information, cliquez ici.

Si vous souhaitez organiser une présentation Chorus Pro par un expert de l’AIFE, veuillez remplir le formulaire de demande ici.

 

Voici nos prochains rendez-vous du mois de mars :

  • Lille du 04/03 au 06/03 inclus, en partenariat avec le Département du Nord
  • La Roche-sur-Yon le 11/03, en partenariat avec la Fédération Nationale des Travaux publics
  • Paris le 14/03, en partenariat avec la Direction des Finances de la Ville de Paris
  • Lyon le 19/03, en partenariat avec le Centre National de la Fonction Publique Territoriale
  • Paris le 28/03, en partenariat avec la Fédération Française du Bâtiment de Paris
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