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Gérer les factures de travaux sur Chorus Pro pour les MOE

Ce webinaire s’adresse en priorité aux entreprises et structures publiques intervenant en tant que maîtrise d’œuvre dans le cadre de la facturation des marchés soumis au CCAG travaux.

Il sera l’occasion de présenter les principes de fonctionnement de la nouvelle fonctionnalité ainsi que les manipulations à réaliser dans l’outil pour télécharger et traiter la ou les pièces adressées à la maîtrise d’œuvre dans Chorus Pro.

Vous pouvez télécharger ici le support de la session  «Gérer les factures de travaux sur Chorus Pro pour les MOE». Ce document vous permettra de revenir sur les notions et les démonstrations abordées au cours du webinaire.

25/04/2019

23/12/2019

 

Les formations en ligne gratuites du mois d'avril

Inscrivez-vous gratuitement aux prochains rendez-vous du mois d'avril en cliquant sur l’un des liens suivants :

 

Les webinaires du 4 avril et du 25 avril dédiés aux fournisseurs vous montreront comment :

  • Créer un compte sur Chorus Pro (prérequis, procédures et conseils)
  • Déposer une facture au format PDF et saisir des factures sur le portail
  • Traiter une facture

 

Des webinaires consacrés aux marchés de travaux auront lieu :

 

Le webinaire du 15 avril expliquera comment gérer son projet de raccordement pour les fournisseurs et développera les points suivants:

  • Élaborer un calendrier prévisionnel de raccordement à Chorus Pro
  • Collecter les paramètres de facturation des clients publics
  • Le fonctionnement du raccordement EDI
  • Le protocole de raccordement EDI

 

Vous n'êtes pas disponible ce mois-ci ? Retrouvez l'ensemble des formations en ligne gratuites sur la Communauté Chorus Pro.

Les rencontres de l'AIFE

Des questions à poser sur l’utilisation de Chorus Pro ? L’Agence pour l’Informatique Financière de l’État (AIFE)  se déplace pour y répondre.

L’AIFE intervient dans le cadre des manifestations organisées par ses partenaires externes (fédérations et syndicats professionnels, collectivités…), afin de participer à l’une de ces sessions, rapprochez-vous de l’organisateur, vous trouverez l’information, cliquez ici.

Si vous souhaitez organiser une présentation Chorus Pro par un expert de l’AIFE, veuillez remplir le formulaire de demande ici.

 

Voici nos prochains rendez-vous du mois d'avril :

  • Toulouse le 04/04, en partenariat avec la Fédération du Bâtiment et des Travaux Publics de la Haute Garonne
  • Dammarie-les-Lys 18/04, en partenariat avec la Fédération Française du Bâtiment Ile-de-France Est

Prestataires de frais de justice : Comment déclarer les frais de déplacement et d’affranchissement ?

Vous êtes intervenu suite à une prescription d’un magistrat ou sous son contrôle, dans le cadre d’une procédure judiciaire ?

Dans le cas où le remboursement des frais de déplacement est possible, il est nécessaire de déclarer le montant total de ces frais. Ces derniers regroupent les indemnités de mission (repas, hébergement, frais kilométriques) et les remboursements de frais de transport (titre de transport, péage…). Les frais d’affranchissement sont également à inclure dans les frais de déplacement. L'ensemble est appelé "frais divers" dans Chorus Pro et un bordereau vous permet de calculer le montant total à déclarer lors de la saisie de votre mémoire.

Ce bordereau se présente sous forme d'outil de type tableur et vous permet de renseigner le récapitulatif de vos frais divers.

 

Prérequis : Se doter d’un logiciel de tableur

Le fichier fourni est au format « xls », il s’ouvre avec la plupart des logiciels de bureautique offrant une fonctionnalité de tableur, notamment :

 

Étape 1 : Connectez-vous à Chorus Pro

Identifiez-vous sur Chorus Pro et allez dans "Mémoires de frais de justice" => "Saisir mémoire" :

 

Etape 2 : Accéder au bordereau récapitulatif des frais divers

Après avoir renseigné l'en-tête du mémoire, il est nécessaire de remplir la ligne de prestation. L’écran suivant s’affiche, cliquez alors sur "Détail des frais divers" :

Renseigner le bordereau récapitulatif des frais divers

 

Ouvrez le fichier sur votre ordinateur :

Fenetre window d'ouverture de fichier

 

Etape 3 : Remplissez le bordereau

Le fichier ci-après s'ouvre alors à l'écran. Saisissez les données relatives à vos frais :

bordereau-rempli

Relevez le montant figurant en case « F30 : MONTANT TOTAL (à reporter dans la case « Frais divers ») » et enregistrez le fichier sur votre ordinateur. Vous devrez par la suite le joindre à votre mémoire.

 

Etape 4 : Reporter le montant des frais divers sur Chorus Pro

Retournez sur l’écran de Chorus Pro et remplissez la case « Frais divers » avec le montant relevé dans le fichier.

 

Il vous reste ensuite à aller dans « Lier pièce jointe » pour joindre le fichier à la ligne de prestation.

 

 

Chorus Pro et les régies publicitaires

En tant que mandataires des annonceurs au sein d'un marché de l’espace publicitaire, les agences médias héritent de l’obligation de réception des factures dématérialisées à laquelle est soumis les annonceurs publics.

Elles doivent donc être en capacité de recevoir via Chorus Pro les factures émises par les différentes régies publicitaires.

Vous trouverez ci-après les informations à retenir ainsi que les modes opératoires  à mettre en place pour la réception de ces factures.

 

Les acteurs du processus

  • L’Annonceur (entité publique) qui est à l’origine de la campagne de communication et qui en est le donneur d’ordre
  • L’Agence Média (entité privée) qui a pour mission de conseiller l’annonceur sur sa stratégie publicitaire et qui est souvent mandatée auprès de la Régie Publicitaire pour opérer l’achat d’espace pour le compte de l’Annonceur.
  • La Régie Publicitaire (entité privée) qui commercialise les espaces publicitaires des supports qu’elle a en régie.

 

La solution mise en place dans Chorus Pro

A la demande de l’association  de l’interprofession publicitaire EdiPub, une expérimentation sur la transmission des factures des supports média vers l’annonceur public  a été menée sur l’année 2018 via Chorus Pro.

La solution testée et validée pendant cette expérimentation consiste à permettre à un gestionnaire de l’Agence Média  d’accéder à Chorus Pro via un service dédié à la réception des factures. Ce service doit être  créé au sein d’un SIRET de l’annonceur, selon 2 modalités possibles :

  • un seul SIRET de réception pour tout type de facture avec création de services pour les agences média (1 service par agence, cf. nomenclature GLN en annexe des modes opératoires)

 

Processus d'échange siret unique/service dédié aux factures de régie

 

  • un SIRET dédié aux factures de la régie avec création de services pour les agences média (1 service par agence, cf. nomenclature GLN en annexe des modes opératoires)

NB : les ministères et services de l’Etat utiliseront uniquement cette deuxième modalité.

Processus d'échange siret unique/service dédié aux factures de régie

 

Dans Chorus Pro, l’utilisateur de l’agence média sera rattaché à une structure de l’annonceur public afin de pouvoir réceptionner les factures émises par la régie publicitaire.

Cette modélisation, permet de mettre en œuvre l’obligation légale et maintenir l’étanchéité de périmètre entre toutes les factures reçues.

Les factures reçues pour une entité publique et les factures reçues dans le cadre d’un marché publicitaire – qui doivent être gérées uniquement par les utilisateurs de la régie publicitaire.

Les bonnes pratiques pour la mise en œuvre de la solution :

  • Indiquer, dès l’attestation de mandat, les informations nécessaires à la facturation via Chorus Pro : SIRET, code service, numéro d’engagement (commande)
  • Modifier les libellés des SIRET dédiés à la réception exclusive des factures de régie afin d’éviter la transmission par d’autres fournisseur sur ce SIRET. Vous pouvez utiliser par exemple : « Réservé aux marchés de régie publicitaire ([Annonceur])»
  • Créer les services en respectant la nomenclature proposée: chaque agence à son propre code, il sera identique au sein de chaque structure annonceur. Cette nomenclature peut également être utilisée pour ajouter des règles d’exclusion dans le système de gestion des entités publiques, raccordée en EDI ou API. En effet, dans la mesure où ces factures seront gérées et payées par l’agence média, elles ne doivent pas arriver dans le SI de l’annonceur.

 

La documentation disponible 

Afin de faciliter la mise en œuvre de la réception des factures de régie publicitaire, vous trouverez sur la Communauté Chorus Pro :

  • Le mode opératoire pour le traitement des factures en régie lorsque l’annonceur est une entité publique relevant du périmètre État
  • Le mode opératoire pour le traitement des factures en régie lorsque l’annonceur est une entité publique relevant du périmètre hors État (collectivités, établissements publics…)
  • Les spécifications externes de Chorus Pro mises à jour
  • Un modèle d’attestation de mandat est inséré dans chaque mode opératoire.

Gestion des évolutions de Chorus Pro – Finalisation du troisième cycle

Le troisième cycle des évolutions a été finalisé lors de l’IPM du 13 mars 2019.  Des axes d’améliorations ont  été proposés. Dans ce cadre, le processus de gouvernance des évolutions a été revu selon le principe suivant :

Le cycle des évolutions Chorus PRO devient un processus continu sur l’année.

In fine, l’Instance de Pilotage Mutualisé (IPM) se tient pour définir quelles seront les évolutions mises en œuvre dans les livraisons à venir.

 

Les ateliers thématiques retenus pour le cycle 2019/2020 sont :

  • Facture de travaux
  • Flux entrants et flux pivot

 

Les évolutions actées dans le troisième cycle

 

Espace engagement :

Un espace engagement est aujourd'hui disponible dans Chorus Pro pour permettre aux fournisseurs de consulter les engagements juridiques émis par les services de l'Etat.

 

Une étude a été réalisée pour étendre cet espace aux engagements des entités publiques hors état. Lors de cet IPM, il a été décidé :

  • la mise en place d’un référentiel engagement ouvert à toutes les structures publiques
  • la création d’API pour qu’une structure publique puisse transmettre ses engagements
  • l’ouverture d’un espace ‘Engagement émis’ pour qu’une structure publique puisse consulter/créer ses engagements.

ClaudIA et ses nouvelles fonctionnalités

ClaudIA, votre assistante virtuelle, évolue !

De nouvelles fonctionnalités ont été mises en œuvre afin de faciliter son utilisation et votre navigation sur Chorus Pro.

Ensemble des fonctionalités ClaudIA

 

Afin de limiter la gêne lors de la lecture ou de la saisie sur Chorus Pro,

  • la fenêtre conversationnelle peut être réduite sans perte de la conversation en utilisant le bouton de réduction. La fenêtre apparait alors sous la forme d’une pastille ClaudIA. Il vous suffira de cliquer dessus de nouveau afin d'agrandir la fenêtre.
  • Elle peut être déplacée, qu’elle soit au format réduit ou non.
  • Elle peut également être agrandie via la double flèche dynamique apparaissant en bordure de la fenêtre.

Claudia réduite agrandie ou déplacée

 

Pour faciliter l'accessibilité de l'ensemble des utilisateurs, ClaudIA transpose de façon automatique le langage écrit en langage parlé et inversement

Bouton son  : Le texte en voix  via le haut-parleur situé dans le haut de la fenêtre conversationnelle

Bouton micro : La voix en texte via le micro situé en bas de la fenêtre conversationnelle . Cette fonctionnalité n’est disponible que sur le navigateur Chrome.

 

Consultez le site Communauté Chorus Pro pour plus d'informations sur ClaudIA et l'assistance Chorus Pro.

La chaine Youtube de l'AIFE fait peau neuve

La chaine Youtube de l'AIFE fait peau neuve en vous proposant des playlists !

 

Disponible et accessible autant sur mobile et tablette que sur ordinateur, l'AIFE met à votre disposition divers contenus, dont des témoignages d'utilisateur de Chorus Pro, leurs retours d'expérience mais aussi et surtout des tutoriels.

 

Vous retrouvez ainsi 4 playlists, se déclinant ainsi :

  • Tutoriels: des vidéos décrivant précisément les fonctionnalités de Chorus Pro (Saisir une facture, une sollicitation, etc.)
  •  Motion design: des vidéos décrivant les activités principales de l'AIFE (Chorus Pro, Dume, etc.)
  • Témoignages: des entretiens d'utilisateurs de Chorus Pro et leurs appréciations quant aux avantages mis à la disposition du public visé
  • Institutionnel: des rapports d'activités portant sur la mobilité, l'agilité ou l'Intelligence Artificielle mises en place par l'AIFE

Playlists Youtube de l'AIFE

 

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Vous pouvez aussi retrouver ces contenus sur Dailymotion.

 

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